Prise en charge des frais de transport par l’employeur dans le secteur privé : Comment ça marche ?

Les frais générés par les trajets entre le domicile et le lieu de travail peuvent être pris en charge, partiellement ou totalement, par l’employeur sous forme de remboursement. Bien que ces sommes figurent sur le bulletin de salaire, ils ne sont pas considérés comme un revenu, mais comme un défraiement. Ils ne sont donc pas, à ce titre, assujettis à l’impôt sur le revenu.

Dans cet article, nous nous intéresserons à la prise en charge des frais de transport domicile-travail dans le secteur privé. Si vous travaillez dans la fonction publique, découvrez sur ce lien les modalités vous concernant.

Sont appelés frais de transport domicile-travail les dépenses engagées par un salarié pour se rendre à son poste et en revenir. Si ces frais sont remboursés en partie par l’employeur dans le cadre de transports collectifs (voir les informations), ils ne le sont que de façon facultative si le salarié utilise un moyen de transport personnel (tous les détails). En ce qui concerne les déplacements en vélo, une indemnité kilométrique peut être accordée.

Tous les salariés du secteur privé y compris les stagiaires rémunérés peuvent être concernés par les mesures encadrant le remboursement des frais de transport domicile-travail. Des dispositions particulières concernent les travailleurs à temps partiel.

Vous trouverez ci-dessous toutes les réponses aux questions que vous vous posez au sujet du remboursement des frais de transport domicile-travail dans le secteur privé.

Le remboursement du transport en commun par l’employeur

Les frais de déplacement sont-ils obligatoires ?

Depuis le décret du 30 décembre 2008 et la circulaire du 1er janvier 2009, une loi encadrant la prise en charge des frais de transport en commun par l’employeur est entrée en vigueur (loi transport travail article R3261-3). Les employeurs sont tenus de prendre à leur charge 50% des abonnements.

La prise en charge concerne la SNCF, la RATP, le tramway, le bus et le vélo dans le cadre d’un service public de mise à disposition de vélos. Sachez que vous pouvez obtenir une réduction sur les trajets en train et en car par votre région (voir la liste).

Transport en commun et frais de déplacement domicile-travail : Pour qui ?

Le remboursement s’applique à tous les titres d’abonnement achetés pour vous déplacer entre votre résidence habituelle et votre lieu de travail lorsque ces trajets s’effectuent au moyen de transports en commun.

La prise en charge de 50% des abonnements aux transports publics par l’employeur concerne :

• Les salariés à temps plein et ceux travaillant à mi-temps ou plus
• Les salariés qui effectuent un temps partiel inférieur à un mi-temps : Le remboursement des abonnements se fera au prorata des heures travaillées
• Les stagiaires rémunérés : Ils bénéficient des mêmes avantages comme le remboursement des frais de transport, mais aussi les tickets restaurant si l’entreprise les propose

Par ailleurs, si vous devez utiliser plusieurs moyens de transports publics pour vous rendre sur votre lieu de travail, l’employeur remboursera la moitié des différents abonnements.

De même, si vous exercez vos fonctions dans plusieurs lieux de travail à l’intérieur d’une même entreprise et que l’employeur n’assure pas votre transport d’un lieu de travail à l’autre, alors vous serez remboursé des divers abonnements de transport qui assurent l’ensemble de vos déplacements (de chez vous au travail et le retour ainsi que d’un lieu de travail à l’autre selon article R3261-10).

La prise en charge des frais de transport en commun : comment ça marche ?

En pratique, la prise en charge des frais de transport par l’employeur s’effectue à hauteur de 50% sur le trajet le plus court du domicile au lieu de travail. Le remboursement se calcule sur la base d’un billet de seconde classe.

Ce qu’il faut savoir sur le remboursement transport en commun par l’employeur :

• Le remboursement des abonnements doit être effectué chaque mois par l’employeur, au plus tard dans le mois qui suit l’utilisation de vos titres de transport, qu’ils soient annuels, mensuels ou hebdomadaires.
• Vous devez fournir à votre employeur les justificatifs de vos dépenses. Si vous êtes intérimaire ou si votre identité n’a pas été exigée pour la location d’un vélo, une simple attestation fournie à l’employeur permettra le remboursement partiel des frais engagés.
• Le montant de ces remboursements doit figurer sur la fiche de paie.
• Les remboursements par l’employeur d’une partie des frais de transport domicile-travail sont exonérés d’impôts sur le revenu.

Lorsque des syndicats sont présents dans l’entreprise, un accord collectif est possible permettant un remboursement des frais de transport plus favorable aux salariés. Cela est également valable dans le cadre de la prise en charge de la mutuelle entreprise obligatoire (sauf si vous avez fait valoir votre droit à la dispense).

Remboursement frais de transport avec un véhicule personnel

Dans le cadre de l’utilisation par un salarié de son véhicule personnel, la prise en charge par l’employeur des frais engagés n’est pas obligatoire (carburant et/ou alimentation électrique). Ce dispositif reste incitatif et facultatif (L3261-3).

Remboursement trajet domicile-travail avec votre véhicule non obligatoire

La prise en charge des frais de transport personnel d’un salarié dans le cadre de ses trajets domicile-travail est possible dans deux cas :

• Soit il existe un accord collectif dans l’entreprise (L3261-4)
• Soit une décision unilatérale de l’employeur est prise après concertation avec le Comité d’Entreprise ou à défaut avec le ou les délégués du personnel

Trajet domicile-travail indemnité kilométrique : Qui est concerné ?

Cette prise en charge concerne les salariés qui ne peuvent pas utiliser les transports en commun pour des raisons d’horaires de travail ou pour qui il n’existe pas de ligne de transport public correspondant à leur trajet.

Le remboursement du trajet domicile-travail par l’employeur avec un véhicule personnel concerne :

• Si l’employeur accorde cette prise en charge à un salarié : Tous les salariés répondant aux conditions d’attribution doivent en bénéficier.
• Si vous bénéficiez de la prise en charge des frais de transport personnel par l’employeur, elle n’est pas cumulable avec un remboursement d’abonnement pour un transport collectif.
• Pour un salarié à temps partiel effectuant un mi-temps : La prise en charge des frais de transport personnel est la même que pour un salarié à temps complet.
• Si le salarié à temps partiel effectue moins d’un mi-temps : Le remboursement se fera au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Le remboursement des frais de transport par l’employeur n’est pas possible dans certains cas :

• L’employeur met à votre disposition de façon permanente un véhicule de fonction avec une prise en charge des dépenses de carburant et/ou d’alimentation électrique
• Vous bénéficiez d’un logement de fonction excluant tous frais de transport
• Votre transport domicile-travail est assuré gratuitement par l’entreprise

Le remboursement partiel ou total des frais engagés par le salarié, carburant et/ou alimentation électrique, doit apparaître sur le bulletin de salaire. Ils sont exonérés d’impôts et de cotisations sociales dans la limite de 200 euros par an.

Trajet domicile-travail en vélo : Qu’en est-il actuellement ?

Depuis le 13 février 2016 (décret n°2016-144 du 11 février 2016), les entreprises du secteur privé peuvent prendre en charge tout ou partie des frais engagés par ses salariés utilisant leur vélo ou leur VAE (Vélo à Assistance Électrique) dans le cadre de leur trajet domicile-travail. Découvrez les aides à l’achat d’un vélo électrique.

Cette prise en charge se fait sous la forme d’une indemnité, l’IKV (Indemnité Kilométrique Vélo). Son montant est fixé à 0.25€ du kilomètre parcouru (article L. 3261-3-1 du Code du travail). Il est entendu que la distance prise en compte pour le trajet domicile-travail correspond au chemin le plus court pouvant être parcouru à vélo.

Le montant de l’indemnité annuelle maximale est calculé sur la base de 0.25 euro multiplié par le nombre de kilomètres du trajet aller-retour domicile-travail et par le nombre de jours travaillés. Pour un trajet de 6 km entre le domicile et votre lieu de travail, à raison de 225 jours travaillés par année, le montant maximal de la prise en charge sera de : 0.25 euro x 12 km x 225 jours = 675 euros.

L’IKV est cumulable avec une prise en charge d’abonnement pour un transport en commun dans le seul cas où ce transport collectif ne permet pas le trajet depuis le domicile. Il s’agit alors d’un trajet de rabattement vers un transport public. Cette prise en charge est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 euros par an.

Crédit photo : © michaeljung / Fotolia

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