Solde de tout compte : reçu, modèle, délai de remise et contestation
SOMMAIRE
Solde de tout compte : définition et contenu du reçu
Le solde de tout compte est un document remis par l’employeur à un salarié ayant rompu son contrat de travail. Qu’il s’agisse d’un CDD arrivant à son terme, d’un licenciement, d’une rupture conventionnelle, d’une démission, d’une rupture de la période d’essai ou encore d’un départ à la retraite, l’employeur a, dans tous les cas, l’obligation de remettre ce solde de tout compte. Il fait l’inventaire des sommes versées au salarié au moment de la rupture du contrat de travail (article L1234-20 du Code du travail). Il ne s’agit donc pas d’un calcul, mais d’un récapitulatif détaillé de ce qui vous a été payé.
Voici la liste des sommes que peut comporter le solde de tout compte :
- Le salaire dû jusqu’au dernier jour du contrat de travail
- Les heures supplémentaires qui n’ont toujours pas été payées ou récupérées
- Les primes éventuelles prévues par le contrat de travail ou la convention collective
- Le prorata du 13ème mois
- Les indemnités de départ, comme l’indemnité de licenciement ou l’indemnité de rupture conventionnelle
- L’indemnité compensatrice de préavis, si votre employeur vous dispense d’effectuer votre préavis
- L’indemnité de congés payés pour les jours non pris
- Les jours de RTT non pris
- La prime de précarité dans le cas d’un CDD
- Le solde et la liquidation du compte épargne-temps sauf dans le cas d’un transfert
- L’épargne salariale dans le cas d’une demande de déblocage
- Les frais professionnels restant à vous rembourser
Bon à savoir : plutôt que d’attendre la rupture du contrat de travail, il est possible dans certains cas de demander le rachat de ses RTT en cours d’année pour en percevoir directement la valeur en salaire.
Cas particulier du CDD saisonnier : ce contrat n’ouvre pas droit à la prime de précarité, mais l’employeur doit tout de même verser l’indemnité compensatrice de congés payés et remettre les documents de fin de contrat au salarié saisonnier.
Cas particulier des particuliers employeurs : si vous employez une assistante maternelle, le solde de tout compte intègre des indemnités spécifiques à la profession (indemnité de rupture de CDI, indemnité de fin de contrat pour un CDD, indemnité compensatrice de congés payés), calculées à partir des différents éléments de sa rémunération. Au terme du contrat, vous devez aussi lui remettre un certificat de travail d’une assistante maternelle, avec ses mentions obligatoires. Pour bien anticiper ces montants, consultez notre article sur le calcul du salaire d’une assistante maternelle.
Quelles mentions doit comporter le reçu pour solde de tout compte ?
Pour avoir une valeur juridique, le reçu doit respecter quelques règles de forme. Selon service-public.gouv.fr, il doit comporter les éléments suivants :
- L’inventaire précis des sommes versées (salaire du mois en cours, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de licenciement, etc.), avec la nature et le montant de chacune
- La mention d’un établissement en deux exemplaires, dont l’un est remis au salarié
- La signature du salarié
- La date de signature du salarié, qui sert de point de départ au délai de 6 mois
Lorsque toutes ces mentions figurent sur le reçu, celui-ci devient libératoire pour l’employeur au-delà de 6 mois, mais uniquement pour les sommes qui y sont mentionnées. Le reçu n’a pas à indiquer les sommes qui ne sont pas encore connues au moment de la rupture, comme une indemnité de non-concurrence ou une prime d’intéressement.
Les autres documents de fin de contrat à recevoir
En plus du solde de tout compte, l’employeur doit tenir à votre disposition un certificat de travail ainsi qu’une attestation France Travail (l’ancienne attestation Pôle emploi), et, si l’entreprise en dispose, un état récapitulatif de l’épargne salariale (liste des documents de fin de contrat). L’attestation France Travail est indispensable pour faire valoir vos droits à l’allocation chômage : retrouvez la marche à suivre pour vous inscrire à France Travail et les conditions du droit au chômage.
Modèle de reçu pour solde de tout compte : comment le rédiger ?
Le reçu pour solde de tout compte est établi par votre employeur, en deux exemplaires (un pour lui et un pour vous), et doit détailler précisément toutes les sommes versées lors de la rupture du contrat de travail. Vous le signez ensuite pour en accuser réception.
Si vous êtes en accord avec ce document, vous pouvez le signer : vous disposez alors de 6 mois pour le dénoncer, avant que votre employeur ne soit libéré de ses obligations pour les sommes qui y figurent. Si vous ne le signez pas, il n’a pas d’effet libératoire pour l’employeur. Le site service-public.gouv.fr propose aussi un modèle de reçu que l’employeur peut adapter.
Exemple d’un modèle de reçu pour solde de tout compte :
Notez bien que chaque somme doit être détaillée sur le reçu : un reçu qui n’indique qu’un montant global ne permet pas à l’employeur d’être libéré, et vous pouvez alors continuer à réclamer les sommes qui vous sont dues. Si vous avez un doute, vous pouvez refuser de signer ou accompagner votre signature d’une mention manuscrite (par exemple “sous réserve de mes droits“). Cette mention ne remplace toutefois pas la dénonciation du reçu par lettre recommandée, seule démarche expressément prévue par le Code du travail (voir plus bas).
Délai du solde de tout compte : quand le recevoir et le signer ?
Le solde de tout compte est un document quérable : l’employeur n’a pas l’obligation de vous l’envoyer, mais il doit le tenir à votre disposition dans l’entreprise à la fin de votre contrat. Il a toutefois la possibilité de vous le remettre en main propre ou de l’expédier par courrier avec accusé de réception. Selon que le salarié effectue ou non son préavis, 2 cas de figure sont possibles pour respecter le délai solde de tout compte.
- Le salarié effectue son préavis (pas de dispense) : dans ce cas, le solde de tout compte (CDD, CDI, retraite, …) doit être tenu à disposition à la fin du contrat de travail, c’est-à-dire à la fin du préavis.
- Le salarié est dispensé de préavis : le contrat prend fin à la date à laquelle le préavis se serait terminé, mais l’employeur peut remettre le reçu dès le départ effectif du salarié ou pendant le préavis non effectué. Exemple : si votre dernier jour de travail est le 1er juillet avec une fin de préavis prévue le 31 juillet, le reçu peut vous être remis dès le 1er juillet, et au plus tard le 31 juillet.
Point important : la loi ne fixe aucun délai précis de 8 ou 15 jours après votre départ pour la remise du solde de tout compte, contrairement à ce que l’on peut lire parfois. Il doit être disponible dès la fin du contrat, sans retard injustifié.
Que faire si l’employeur ne vous remet pas votre solde de tout compte ?
Si vous n’avez pas pu obtenir le solde tout compte à la fin de votre contrat, il vous faut prendre contact avec votre employeur afin d’en connaître les raisons. Vous pouvez le faire par téléphone, sur place ou par courrier recommandé avec accusé de réception. Cela est le moyen le plus efficace en cas de litige. Il permet de garder une trace écrite de vos échanges.
En règle générale, cela permet de débloquer la situation. Cependant, s’il s’avère que votre employeur retient de façon abusive le document, vous pouvez vous retourner vers les prud’hommes, qui peuvent ordonner la remise des documents de fin de contrat. Des dommages et intérêts peuvent aussi vous être accordés pour “remise tardive” si vous prouvez que ce retard vous a causé un préjudice (retard de versement de votre allocation chômage, par exemple).
Signature du solde de tout compte : quelles sont les précautions à prendre ?
Rappelons que vous n’êtes pas dans l’obligation de signer le solde de tout compte. Avant toute signature, comparez chaque ligne du reçu avec votre dernier bulletin de paie, votre contrat et votre convention collective, et conservez toujours une copie du document.
Voici les 3 cas de figures possibles :
- Vous êtes en accord avec votre employeur et signez le solde de tout compte : vous disposez de 6 mois à compter de la signature pour le dénoncer. Passé ce délai, il est libératoire pour les sommes qui y figurent.
- Vous n’êtes pas totalement d’accord et apposez la mention “sous réserve de mes droits” : cette mention montre que vous n’acceptez pas définitivement les sommes versées, mais elle ne remplace pas la dénonciation. Pour vous protéger, envoyez une lettre recommandée dans les 6 mois.
- Vous êtes en désaccord et refusez de signer le solde tout compte : le reçu n’a alors aucun effet libératoire pour l’employeur et vous pouvez réclamer les sommes dues dans les délais de prescription (1 à 3 ans selon la nature de la demande).
Solde de tout compte : le délai pour recevoir le paiement
Le reçu et les documents de fin de contrat sont remis au moment du départ, lors de la signature du reçu pour solde de tout compte. Le paiement des sommes se fait quant à lui dans la pratique avec le dernier salaire. L’employeur choisit le mode de paiement (chèque ou virement) et doit laisser les sommes à votre disposition.
Contester un solde de tout compte : démarches et délais
Si vous vous rendez compte qu’il y a une erreur dans le calcul de votre solde de tout compte et que vous avez signé le reçu, vous disposez de 6 mois pour le dénoncer auprès de votre employeur afin que la situation soit régularisée. Passé ce délai, l’entreprise est libérée de toute obligation envers le salarié pour les sommes mentionnées sur le reçu, mais pas pour celles qui n’y figurent pas.
Pour cela, vous devez envoyer une lettre recommandée à votre employeur. Cette dénonciation n’a pas besoin d’être motivée, mais il est préférable d’indiquer les montants que vous n’avez pas perçus (le Code du travail numérique propose d’ailleurs un modèle de lettre de dénonciation). Une fois le reçu dénoncé, il perd sa valeur libératoire et vous pouvez réclamer les sommes dues dans les délais suivants : 1 an pour un litige portant sur la rupture du contrat (indemnité de licenciement, par exemple), 2 ans pour l’exécution du contrat (frais professionnels non remboursés, par exemple) et 3 ans pour le paiement du salaire (heures supplémentaires non payées, par exemple).
Modèle de lettre de contestation du solde de tout compte
Voici un exemple de lettre de dénonciation de solde de tout compte à adresser à votre employeur en recommandé avec accusé de réception :
Il s’agit ici d’un exemple de lettre dont vous pouvez vous inspirer en cas de contestation du reçu pour solde de tout compte. Vous devrez y détailler précisément les sommes que vous n’avez pas reçues et envoyer votre courrier en lettre recommandée.
Que faire si l’employeur refuse de régulariser ?
Si malgré la contestation votre employeur refuse de vous verser les sommes que vous considérez comme dues, vous devrez alors vous tourner vers le Conseil de prud’hommes qui aura la charge de départager les deux parties. Retrouvez notre guide complet pour comprendre comment saisir les prud’hommes, la procédure à suivre et les délais à respecter.
Envoyez toutefois votre lettre recommandée dans les 6 mois, même si vous envisagez de saisir ensuite les prud’hommes : selon la Cour de cassation (arrêt du 7 mars 2018), la saisine du conseil de prud’hommes ne vaut dénonciation que si l’employeur a reçu la convocation dans ce délai de 6 mois.
Questions fréquentes sur le solde de tout compte
Une fois votre solde de tout compte en main, d’autres questions pratiques se posent souvent, notamment sur l’impôt, le chômage ou la conservation des documents.
Le solde de tout compte est-il imposable ?
Oui, pour l’essentiel. Le salaire, l’indemnité compensatrice de congés payés, l’indemnité de préavis et la prime de précarité sont imposables comme les autres revenus. L’indemnité de licenciement est en revanche en partie exonérée d’impôt sur le revenu. Déclarez chaque somme imposable en vous appuyant sur votre reçu et vos bulletins de paie.
Le solde de tout compte retarde-t-il le versement de l’allocation chômage ?
Il peut le faire. L’indemnité compensatrice de congés payés entraîne un différé d’indemnisation plafonné à 30 jours, et les indemnités de rupture supérieures au minimum légal peuvent ajouter un différé spécifique. L’allocation démarre ensuite après un délai d’attente de 7 jours, sauf s’il a déjà été appliqué récemment.
Combien de temps faut-il conserver son solde de tout compte ?
Il est conseillé de le garder au moins 5 ans, avec votre certificat de travail. Conservez aussi vos bulletins de paie sans limitation de durée, comme le recommande le ministère du Travail. Ces documents servent de preuve en cas de litige avec votre ancien employeur ou pour reconstituer votre carrière à la retraite.
Reçoit-on un solde de tout compte en cas de faute grave ou de démission ?
Oui, l’employeur doit en remettre un quel que soit le motif de la rupture. Son contenu change toutefois : en cas de faute grave, ni indemnité de licenciement ni indemnité de préavis ne sont dues, mais l’indemnité compensatrice de congés payés reste versée, comme en cas de démission.
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Crédit photo : © Scriblr / Adobe
Responsable de la publication d’Aide-Sociale.fr depuis 2015, je participe à la vérification et la publication des articles du site avec plus de 10 ans d’expérience dans le domaine des aides sociales. Ancien étudiant en chimie reconverti par conviction pour l’intérêt général, j’ai appris sur le terrain les rouages de l’administration et des organismes sociaux. Je supervise également la conception et la mise à jour des simulateurs de droits du site.
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