Comment fonctionne la validation d’acquis ? Comment faire une VAE ? Quels sont les diplômes concernés ?

diplome vaePour améliorer son parcours professionnel, toute personne (salariée ou non) peut faire valoir son expérience et ses compétences. Pour prétendre à la Validation des acquis de l’expérience (VAE), aucune condition d’âge, de nationalité, de statut ni de niveau de formation n’est exigée. Il est indispensable en revanche de pouvoir justifier d’une année d’expérience dans le domaine visé par la VAE (voir qui est concerné).

Obtenir un diplôme ou un certificat professionnel sans suivre de formation est possible grâce à la VAE. Après la formation initiale, la formation continue et l’apprentissage, la validation des acquis de l’expérience est la 4ème voie pour obtenir une certification (autre terme pour désigner tout diplôme, titre ou certificat de qualification professionnelle). Un diplôme par la voie de la VAE a autant de valeur que le même diplôme obtenu en suivant un cursus scolaire.

Du CAP au diplôme d’école d’ingénieur, plus de 10.000 diplômes et certifications sont accessibles par la voie de la VAE, cependant tous ne le sont pas. Il existe un registre qui recense tous ces diplômes et certifications, le Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). Le diplôme ou à la certification professionnelle que vous souhaitez obtenir par le biais de la VAE doit impérativement être inscrit dans ce registre. Retrouvez plus de détails sur les formations éligibles VAE.

Parce que nombre d’offres d’emplois exigent un diplôme, un titre ou un certificat, la VAE peut vous permettre de postuler pour ces emplois. Pour faire une demande de validation des acquis de l’expérience, il faut respecter de nombreuses conditions. Nous vous guidons étape par étape dans votre dossier VAE dans cette partie.

Lisez cet article pour trouver toutes les réponses aux questions que vous vous posez si vous envisagez de vous engager dans une VAE. Nous vous y détaillons toutes les conditions, les diplômes concernés, le coût et les démarches requises.






Qui est concerné par une démarche VAE ?

La VAE est considérée comme un droit personnel à la formation tout au long de la vie. A condition de pouvoir justifier d’1 an d’activité soit 1.607 heures à plein temps ou à temps partiel, de façon continue ou non, vous êtes concerné si vous avez exercé les activités suivantes :

  • Vous exercez des activités professionnelles salariées ou non salariées
  • Vous exercez des actions en qualité de bénévole ou de volontaire
  • Vous êtes un sportif de haut niveau
  • Vous êtes un responsable syndical
  • Vous exercez un mandat électoral local ou une fonction élective locale
  • Vous participez à des actions d’économie solidaire en accompagnement d’organismes d’aide aux personnes en difficultés

Des actions de formations initiale ou continue peuvent également être prise en compte mais leur durée ne doit pas être supérieure à la moitié des activités prises en compte, soit pas plus de 803,5 heures.

Sont acceptées comme activités pour une demande de VAE :

  • Les stages pratiques en milieu professionnel
  • La formation pratique dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, ou de professionnalisation, ou de contrat unique d’insertion

A savoir : Les demandeurs d’emplois, indemnisés ou non, sont eux aussi concernés par une demande de validation des acquis de l’expérience.

De plus pour qu’elles soient prises en compte quand on fait une demande de VAE, toutes les activités citées ci-dessus doivent être en relation avec la certification ou le diplôme visé.

 

Quelles sont les formations VAE disponibles ?

Plus de 10.000 formations VAE sont accessibles

Si vous voulez entreprendre une validation des acquis, la formation que vous souhaitez doit figurer dans le répertoire national des certifications professionnelles.

Afin de vérifier si votre parcours de formation peut s’inscrire dans le cadre d’une VAE, utilisez le moteur de recherche des formations VAE disponible ci dessous :

 

Combien coûte une VAE ? Quel est le prix d’une validation d’acquis ?

A titre indicatif, le prix d’une VAE varie en moyenne entre 500 et 1.000 euros selon les organismes certificateurs, sauf pour les écoles d’ingénieurs où les tarifs peuvent s’envoler.

En revanche, il est possible de faire appel à des financements pour vous aider à prendre en charge votre validation des acquis professionnels. Retrouvez toutes les solutions de financement dans cette partie.

 

Comment remplir votre dossier VAE : les différentes étapes

Entreprendre une VAE correspond à un parcours dont il faut respecter les étapes. Il s’agit d’un processus compliqué et long mais le plus souvent profitable si la VAE est menée à son terme dans de bonnes conditions.

Il faut compter entre 6 et 12 mois pour boucler la démarche à raison d’1/2 journée de travail par semaine en moyenne.

 

Étape 1 :  Quelles sont les meilleures conditions pour passer une VAE ?

En tout premier lieu, il est important de bien définir votre projet si vous envisagez de faire une demande de VAE. Pour cela, il vous faut cibler la bonne certification, c’est à dire celle qui convient à votre projet professionnel.

Sachez également qu’il très important pour vous de bien étudier le référentiel de la certification que vous souhaitez obtenir, c’est-à-dire que vous devez connaître toutes les compétences et les savoirs liés à cette certification pour comprendre ce qu’on attend de vous et pouvoir vous y référer tout au long de votre préparation. Pour cela n’hésitez pas à contacter un CIO (centre d’information et d’orientation).

Pour information voici les trois différentes certifications possibles :

  • Les diplômes attribués par quelques ministères au nom de l’État comme l’Éducation nationale, la Santé ou l’Emploi par exemple. Ces diplômes sont des CAP, Bac Pro, diplômes universitaires…
  • Les titres délivrés par les chambres de commerce et d’industrie, les organismes de formation, certains ministères comme celui de la Défense ou des Transports…
  • Les certificats de qualification professionnelle (CQP) attribués seulement par les branches professionnelles comme l’immobilier, le milieu sportif …

Faire un bilan de compétence n’est pas une obligation mais peut constituer un bon moyen de faire le point et de vous aider à formuler votre projet professionnel ou de formation.

Enfin et surtout une forte motivation et une grande détermination sont indispensables pour réussir une validation des acquis de l’expérience. Vous devez faire preuve de rigueur et de constance tout au long de la démarche.

Afin de mettre toutes les chances de votre côté et savoir auprès de qui vous adresser pour entamer votre VAE, renseignez-vous. Pour cela, contactez un centre de conseil sur la validation des acquis de l’expérience (PRC). Vous les trouverez généralement dans des organismes comme Pôle Emploi, le Centre national sur les droits des femmes et des familles (CNDIFF), les Missions locales…Vous pouvez aussi vous renseigner auprès de votre mairie.

En contactant ce PRC vous pourrez obtenir un entretien avec un conseiller qui sera en mesure de vous apporter l’aide dont vous avez besoin, qu’il s’agisse du choix d’une certification ou de la procédure à mettre en place pour démarrer votre VAE.

Notre conseil : Vérifiez, lors de votre entretien, que la certification visée correspond bien à vos expériences personnelles, professionnelles, de formation.

Pour trouver un PRC près de chez vous, rendez vous sur le site du ministère du Travail.

 

Étape 2 : comment faire une demande de candidature VAE (livret 1) ?

A ce stade de votre démarche, il vous faut rencontrer directement l’organisme certificateur qui délivre la certification que vous avez choisie. Cet organisme peut être un ministère, un organisme de formation public ou privé… Vous pouvez consulter la liste des principaux organismes certificateurs.

Un entretien avec un responsable de formation vous permet alors :

  • De vérifier la faisabilité de votre demande de VAE en relation avec la certification pour laquelle vous avez optée
  • De bien comprendre comment va se dérouler la VAE qui est mise en place pour la certification qui vous intéresse
  • De préciser comment vous devez constituer votre dossier de candidature pour être accepté à la préparation de votre VAE. Ce premier dossier (dit de recevabilité) est encore appelé Livret 1

Il est temps maintenant pour vous de compléter le formulaire de “Demande de recevabilité à la validation des acquis de l’expérience” :

Il s’agit du formulaire cerfa n° 12818*02 qui comporte 4 pages à renseigner réparties en 6 rubriques :

  • La rubrique 1 concerne la nature de votre demande, s’agit-il d’une première demande, d’un renouvellement ou d’une prolongation de cette demande
  • La rubrique 2 vous demande de préciser la certification professionnelle que vous visez
  • La rubrique 3 concerne votre état civil
  • La rubrique 4 vous demande de renseigner votre niveau de formation et les certifications que vous détenez à la date de votre demande
  • La rubrique 5 vous propose un tableau à remplir qui détaille votre expérience professionnelle en relation avec la certification que vous souhaitez obtenir
  • La rubrique 6 est consacrée aux déclarations sur l’honneur quant à l’exactitude des informations transmises. Vous devez également attester que vous ne faites pas l’objet d’une interdiction pénale ou administrative à vous présenter devant un jury de VAE

Important : ce formulaire est accompagné d’une notice qui vous aidera à compléter chaque rubrique. Lisez-la attentivement car le formulaire n’est pas toujours facile à compléter.

Pour être instruit, votre dossier doit impérativement être complet. Les pages 6, 7 et 8 de la notice explicative détaillent tous les justificatifs que vous devez fournir avec votre demande. Il vous est également précisé que certains organismes certificateurs peuvent avoir des demandes spécifiques en matière de justificatifs à fournir. Soyez extrêmement vigilent à ne rien omettre.

Notre conseil : si cela s’avère nécessaire, n’hésitez pas à reprendre contact avec votre organisme certificateur car il serait dommage de ne pas passer cette étape simplement parce que votre demande de recevabilité serait mal renseignée.

Le centre certificateur que vous avez choisie vous indiquera les modalités et le délai pour leur transmettre votre dossier. Une fois déposée, votre demande est étudiée par l’organisme certificateur qui décide si vous correspondez aux critères de la VAE.

Ces critères sont :

  • Au moins 1 an d’expérience en relation avec la certification choisie
  • L’inscription de cette certification au Répertoire National des Certifications Professionnelles
  • De plus, il sera vérifié que vous ne faites qu’une seule demande de VAE par certification et que vous ne demandez pas plus de 3 VAE pour 3 certifications différentes par an

Une fois votre dossier instruit, l’organisme certificateur auprès de qui vous avez déposé votre dossier vous signifie dans un délai maximum de 2 mois la recevabilité ou non recevabilité de votre demande. Si passé ce délai de 2 mois vous n’avez pas eu de réponse, cela vaut pour décision de recevabilité.


Étape 3 : comment élaborer votre dossier de validation des acquis (livret 2) ?

Vous avez reçu une notification de recevabilité de la part de votre organisme certificateur, il vous faut maintenant vous atteler à l’élaboration de votre dossier d’expérience, autrement appelé livret 2.

Ce livret, qui va permettre au jury de vous évaluer, doit refléter votre expérience, vos compétences et l’adéquation de votre parcours avec la certification que vous souhaitez obtenir.

Les livrets 2 varient dans leur forme et structure d’un organisme certificateur à l’autre, cependant leur contenu est toujours identique :

  • Une description de vos expériences en lien avec la certification, qu’il s’agisse d’expériences professionnelles, ou en qualité de bénévole, de syndicaliste ou d’élu local
  • Une présentation du milieu dans lequel vous avez mené ces expériences : quel secteur professionnel, quelle entreprise ou association, quel organigramme, quels effectifs…
  • Une présentation détaillée des tâches accomplies et activités que vous avez menées
  • En annexe, tout document pouvant servir de justificatif à ce que vous avez énoncé au fil de votre dossier. Ces documents peuvent être de différente nature : compte-rendu de réunions, lettre de mission, photos, œuvre de l’esprit comme un film ou un ouvrage, un document pour une campagne électorale…

Les organismes certificateurs donnent généralement aux candidats des indications sur la façon d’établir leur dossier, ils peuvent même fournir un document à compléter.

Enfin, vous devez adresser votre dossier à l’organisme certificateur qui se charge d’organiser le jury de la certification professionnelle. Respectez bien les délais et les conditions qui vous ont été donnés préalablement.

Nos conseils : Soignez la présentation de votre dossier car c’est en grande partie sur lui que repose la décision que le jury prendra de vous accorder ou non la VAE. Faites-vous relire et corriger car les fautes d’orthographe et de syntaxe sont à éviter absolument. Vous avez la possibilité de vous faire aider (en savoir plus).

Le plagiat ou copié/collé est à proscrire totalement. S‘il existe des possibilités sur le marché de se procurer des livrets 2 rédigés, n’en achetez aucun. Cette pratique est illégale.

Le temps est un facteur essentiel dans la réussite de votre projet. Pensez à planifier votre temps de travail personnel dans votre semaine. Un tableau de bord schématisant l’ensemble de la démarche est un outil qui peut vous être utile.

Investissez-vous personnellement. Chaque situation étant unique, fiez-vous seulement à votre expérience et à votre capacité à l’analyser et à la retranscrire. Exprimez-vous en disant “je” plutôt que “nous” ou “on”, ceci montrera que c’est bien de votre expérience que vous parlez.

 

Étape 4 : La validation des acquis professionnels et l’évaluation finale

Pour préparer au mieux votre entretien avec le jury, essayez de déterminer les points les plus importants de votre dossier afin d’appuyer votre argumentation sur ceux-ci. Vous pourrez de cette façon anticiper les questions que le  jury pourrait être amené à vous poser. Dans cette perspective, n’oubliez pas de vous baser sur le référentiel de la certification que vous avez préparée.

Selon la certification, l’évaluation finale peut prendre la forme d’un entretien ou d’une mise en situation professionnelle, réelle ou simulée. Quoi qu’il en soit, le jury évaluera les compétences que vous avez acquises et contrôlera qu’elles sont bien celles qu’exige l’organisme certificateur.

Suite à son évaluation le jury a 3 décisions possibles :

  • La validation totale : vous avez donné toute satisfaction et vous obtenez votre certification. Votre VAE est entièrement réussie
  • La validation partielle : le jury estime que vous avez obtenu une partie de la certification et détermine une ou plusieurs compétences qui vous font défaut et qu’il vous faut retravailler pour obtenir la certification totale. La partie de certification que vous avez obtenue vous est attribuée définitivement, aucun délai n’est exigé de vous pour compléter votre validation. Le jury peut alors vous recommander d’améliorer vos connaissances et  de gagner en expérience avant de vous représenter à l’évaluation finale
  • Le refus de validation :  vos compétences et connaissances ne correspondent pas à la certification que vous souhaitez. Il vous est probablement proposé de redéfinir votre projet professionnel

Vous êtes averti par courrier de la décision du jury et de ses recommandations en cas de validation partielle ou de refus de validation.

 

Comment trouver un financement et obtenir un congé VAE ?

Dès que votre dossier de recevabilité est validé, vous pouvez choisir de vous faire accompagner pour rédiger votre livret 2 et préparer votre évaluation finale.

Cet accompagnement n’est pas obligatoire mais est fortement conseillé. Il s’agit d’une prestation proposée parfois par l’organisme certificateur lui-même ou encore par des prestataires habilités, publics ou privés. Cet accompagnement est généralement payant, il peut aller de 0 à 3.000 euros selon les prestations souhaitées.

L’accompagnement peut se passer de différentes façons : des entretiens personnels, en direct, par téléphone ou sur internet, des ateliers en petits groupes… Sa durée peut varier de 10 à 40 heures en fonction des besoins.

Si l’évaluation finale ne vous a accordé qu’une validation partielle, votre accompagnateur pourra vous aider à trouver des financements pour payer la formation complémentaire qui vous a été suggérée par le jury.

Pour financer l’ensemble de la démarche de demande de validation des acquis de l’expérience, il existe autant de solutions que de statuts différents. Les solutions pour obtenir ces financements sont également très diverses en fonction des situations. Pour savoir comment solliciter les différents organismes, Pôle emploi, le conseil régional, les OPCO (opérateurs de compétences)… veuillez consulter cette page.

Sachez toutefois qu’utiliser le Compte Personnel de Formation (CPF) pour être accompagné dans votre parcours VAE est possible pour les salariés comme pour les demandeurs d’emploi. Pour les salariés, il convient de vous renseigner sur le projet de transition professionnelle (anciennement CIF).

Enfin, il est possible pour les personnes salariées dans le secteur privé ou public d’obtenir un congé de 24 heures pour se préparer ou se présenter à l’évaluation finale de la VAE. Il s’agit de 24 heures de travail à prendre en continu ou non.

 Pour résumer l’ensemble du processus de la demande de validation des acquis de l’expérience

Les différents acteurs de la démarche VAE :

  • Vous : en qualité de demandeur
  • Ceux qui vous informent : ce sont les centres de conseil sur la VAE qui vous renseignent pour le choix d’une certification, pour trouver un centre certificateur, pour connaître les possibilités de financement. Ce service est gratuit
  • Ceux qui certifient : ils déterminent la recevabilité de votre demande et vous octroient la certification que vous visez si vous donnez satisfaction pour l’élaboration du livret 2 et lors de l’évaluation finale
  • Ceux qui vous accompagnent : les organismes qui vous suivent pour la constitution de votre livret 2 et vous préparent à l’évaluation finale. Publics ou privés, ils sont agréés par le centre certificateur dont vous dépendez. Vérifiez que votre accompagnement est bien reconnu par votre organisme certificateur et par l’organisme susceptible de prendre en charge tout ou partie des frais qu’il occasionne
  • Ceux qui financent : ce sont les organismes qui vous aident à faire face aux différents frais occasionnés par votre démarche de VAE

Les étapes de la demande de VAE :

  • Vous définissez votre projet : si vous êtes un actif, vous pouvez contacter un Conseil en évolution professionnelle (CEP), ce service est gratuit
  • Vous vous renseignez auprès du PRC le plus proche de votre domicile, cette étape est facultative mais fortement conseillée
  • Vous déposez une demande de recevabilité de votre dossier en complétant et déposant le formulaire autrement appelé livret 1. Cette étape est obligatoire
  • Vous entamez la rédaction du livret 2 en vous faisant accompagner ou non. Votre dossier doit être transmis à votre centre certificateur. Etape obligatoire
  • Vous vous présentez devant le jury qui vous a convoqué pour soutenir votre dossier et passer l’évaluation finale en vue de votre certification

 

Questions fréquentes sur la validation des expériences

Comme vous avez pu le constater dans cet article, il est important de bien respecter les différentes étapes d’une validation d’acquis et de trouver le bon interlocuteur.

Pour aller plus loin et pour répondre à des questions fréquemment posées, voici un complément d’informations.

Bénévole dans une association, puis-je obtenir une certification par VAE?

Oui, depuis le décret du 4 juillet 2017 les activités de bénévolat sont prises en compte pour faire une demande de validation des acquis de l’expérience, qu’il s’agisse d’activités de gouvernance ou d’administration des associations ou qu’il s’agisse de production d’activité.

De la même façon, les missions bénévoles ou volontaires à l’étranger entrent dans ce cadre. Se trouvent concernés les jeunes qui partent en mission humanitaire ou de protection de la nature par exemple pour une durée de quelques mois à plusieurs années.

 

Puis-je obtenir une VAE Bac ?

Non car tous les diplômes accessibles par la voie de la VAE doivent avoir une visée professionnelle.

Ainsi, vous pouvez opter pour n’importe quel Bac Pro mais pas pour un Bac général.

 

Est-ce que je dois avoir le Bac pour passer une VAE licence ?

Non, seule votre expérience est prise en compte, pas les diplômes que vous avez obtenus.

Vous pouvez fort bien avoir le Brevet des collèges en poche et prétendre valider un Master par la VAE si vous le souhaitez.

 

J’ai travaillé à l’étranger, puis-je prétendre à la VAE ?

Oui, si vous fournissez les attestations d’expérience professionnelle à l’étranger, traduites en français par un traducteur homologué.

 

Est-ce que je dois prévenir mon employeur de ma VAE ?

Oui et non, ce n’est pas une obligation mais faites-le par correction.

C’est toutefois indispensable si vous lui demandez de financer tout ou partie de votre démarche dans le cadre du plan de formation ou bien si vous lui demandez un congé pour préparer votre VAE ou pour vous présenter à l’évaluation finale.

 

Est-ce que mon employeur peut refuser un congé VAE ?

Non, mais il peut repousser ce congé de 6 mois à partir de la date de votre demande.

Dans ce cas, il doit préciser ce qui motive ce report.

 

Est-ce que mon employeur a l’obligation de reconnaître ma nouvelle certification obtenue par la VAE ?

Non, la demande de validation des acquis de l’expérience est une démarche que vous avez entreprise de votre propre chef, c’est une démarche personnelle.

En revanche, vous pouvez discuter avec votre employeur pour envisager une évolution de votre carrière en relation avec votre nouvelle certification.




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