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Fiche de paie perdue : demander un duplicata à son (ancien) employeur
C’est sans doute le moyen le plus simple de récupérer une ou plusieurs fiches de paie égarées ! Les employeurs ont l’obligation de conserver lesdits documents pendant 5 ans dans leurs locaux (source officielle), et passé ce délai, ils doivent encore les garder précieusement pendant 50 ans (ou 6 ans après votre départ à la retraite) sous format dématérialisé.
Comment faire la demande ?
Pour faire une demande de duplicata de fiche de paie, rien de plus simple : vous pouvez envoyer une lettre, idéalement en recommandé avec accusé de réception. Nous vous proposons d’ailleurs un modèle ci-dessous un peu plus bas dans cet article. Et bien sûr, si vous travaillez encore pour la même structure, une petite visite de courtoisie aux services RH ou un mail au responsable des ressources humaines suffit !
A noter : Il peut également arriver que vous constatiez une erreur sur votre bulletin de salaire. Si vous êtes dans ce cas, retrouvez toutes les explications en cas d’erreur sur fiche de paie.
Combien coûte un duplicata de bulletin de salaire ?
Non, un duplicata de fiche de paie ne doit pas être facturé. Si vous demandez à votre employeur de vous renvoyer un bulletin perdu, cela doit se faire gratuitement. C’est un document que vous avez le droit de réclamer, même plusieurs années plus tard.
Dans la pratique, la grande majorité des employeurs fournissent les duplicatas sans poser de problème. Si jamais on vous demande de payer, sachez que ce n’est ni courant ni vraiment justifié. En cas de doute ou de refus abusif, vous pouvez contacter l’inspection du travail pour faire valoir vos droits.
L’employeur a-t-il le droit de refuser un duplicata de bulletin de salaire ?
Il n’existe aucune loi obligeant votre (ex) employeur à vous transmettre un duplicata. En d’autres termes, celui-ci a bel et bien le bulletin en question, mais il peut refuser de vous en faire une copie. Dans les faits, cela reste néanmoins relativement rare.
Se tourner vers sa caisse de retraite pour avoir une preuve de sa rémunération
Afin de calculer le montant de votre pension de retraite, les caisses de retraite ont accès à bon nombre d’informations, dont vos salaires. Celles-ci les répertorient dans un document récapitulatif appelé relevé de carrière. Vous pouvez en avoir une copie : cela vous permettra de justifier votre salaire auprès de certains organismes.
Bon à savoir : les erreurs sur le relevé de carrière sont malheureusement nombreuses. Aussi, ne faites pas confiance aveuglément à votre caisse de retraite et comparez les montants inscrits à ceux que vous avez réellement perçus sur vos relevés bancaires.
Pour faire une demande de relevé de carrière, contactez la CNAV (ou votre caisse de retraite si vous ne dépendez pas de cette dernière) par mail ou par courrier en indiquant vos coordonnées complètes (nom, prénom, adresse), mais également votre date et lieu de naissance, et votre numéro de sécurité sociale.
Retrouver un bulletin de paie auprès de l’URSSAF
Tous les ans, votre employeur réalise une DSN (déclaration sociale nominative) et informe ainsi l’URSSAF des sommes qu’il vous verse, de vos périodes d’emploi et de vos cotisations diverses et variées. L’URSSAF est donc un interlocuteur à contacter en cas de fiche de paie perdue !
Pour ce faire, vous n’avez qu’à écrire à l’URSSAF en indiquant vos coordonnées (nom, prénom, adresse), votre date et lieu de naissance, votre numéro de sécurité sociale, et bien sûr le nom de votre entreprise ainsi que la période précise recherchée.
Contacter sa banque pour justifier des salaires
Les établissements bancaires conservent à durée indéterminée tous les mouvements affectant votre compte bancaire, c’est-à-dire tous les virements que vous recevez et tous les paiements que vous effectuez. Un document récapitulatif peut être généré à partir de ces informations : ce sont les relevés bancaires.
Cela ne remplacera pas un bulletin de paie en bonne et due forme bien évidemment, mais vous pourrez avoir une preuve concrète des salaires perçus et de vos périodes d’activité professionnelle. Généralement, les 6 derniers mois sont disponibles en ligne, depuis votre espace personnel, en quelques clics. Au-delà, vous devrez en faire la demande auprès de votre conseiller.
Bon à savoir : certaines banques facturent cette impression. Pensez donc à éplucher consciencieusement vos conditions générales d’utilisation pour en savoir plus.
Bulletin de salaire perdu : pourquoi faut-il conserver ses fiches de paie ?
Les fiches de paie doivent être gardées à vie.
Et pour cause, elles peuvent être utiles pour de nombreuses raisons :
- prouver vos périodes d’activité professionnelle ;
- faire valoir vos droits à l’ARE (allocation de retour à l’emploi ou allocation chômage) ;
- calculer le montant de votre pension de retraite ;
- recevoir diverses aides sociales ;
- obtenir un prêt bancaire (prêt classique, micro-crédit social, PTZ, prêt immobilier, prêt accession sociale, etc.) ;
- justifier vos niveaux de ressources dans le cadre d’une location dans le privé ;
- réaliser votre déclaration de revenus (et répondre à un éventuel contrôle fiscal) ;
- etc.
Pour résumer : vos bulletins de paie vous permettent de prouver votre situation professionnelle et protéger vos droits !
Conservation bulletins de salaire : comment faire pour ne plus les perdre ?
Pour éviter démarches et sueurs froides, le mieux reste de prendre de bonnes habitudes.
Ainsi, les fiches de paie sous format papier peuvent être conservées dans un classeur, triées par date afin de faciliter vos futures recherches, ou mieux, dans un coffre-fort anti-feu (également appelé coffre-fort ignifuge).
Pensez aussi à réaliser une copie numérique en les scannant. Ces dernières pourront ensuite être enregistrées sur plusieurs supports pour plus de sécurité :
- sur votre ordinateur ;
- sur un espace de stockage externe : disque dur ou clé USB ;
- sur un espace de stockage en ligne : cloud ou coffre-fort numérique.
Avec ces mesures de précaution, le cauchemar de la fiche de paie perdue ne devrait plus vous arriver !
Les informations essentielles à connaître
Si vous avez perdu une ou plusieurs fiches de paie, les informations ci-dessous pourraient vous être utiles.
Combien de temps faut-il pour recevoir un duplicata de fiche de paie ?
Il n’y a pas de délai fixe pour recevoir un duplicata de fiche de paie. En général, si l’entreprise est réactive, vous pouvez l’obtenir en quelques jours. Mais parfois, cela peut prendre plus longtemps, surtout si les bulletins sont anciens ou archivés. Tout dépend de l’organisation interne et de la disponibilité des documents.
Il n’existe pas de règle précise, mais la demande doit être traitée dans un délai raisonnable. Si ça traîne vraiment, mieux vaut relancer, voire se tourner vers l’inspection du travail en cas de blocage.
Comment récupérer mes bulletins de salaire si l’entreprise a fermé ?
Quand une entreprise ferme, récupérer ses bulletins de salaire peut être un peu compliqué, mais c’est possible.
Si l’entreprise a été mise en liquidation, il faut contacter le mandataire judiciaire, qui garde souvent les archives. Si ce n’est pas le cas, les documents peuvent avoir été confiés à un service d’archivage.
Sinon, vous pouvez aussi consulter votre relevé de carrière sur le site de l’Assurance retraite, ou contacter l’Urssaf pour obtenir des preuves de votre activité. Ce sont des solutions utiles quand vous n’arrivez pas à avoir les fiches directement.
Peut-on retrouver ses fiches de paie en ligne ?
De nos jours, pas mal d’entreprises mettent leurs fiches de paie en ligne. Du coup, vous pouvez souvent les consulter ou les télécharger quand vous voulez, même après un moment. C’est pratique et sécurisé.
Par contre, si votre employeur ne propose pas ça, vous pouvez essayer de voir du côté de l’Urssaf ou même sur votre espace personnel sur le site de l’Assurance retraite. Après, ça dépend vraiment de l’entreprise et de ses outils.
Le relevé de carrière peut-il remplacer une fiche de paie perdue ?
Le relevé de carrière ne remplace pas vraiment une fiche de paie. Il indique toutes les périodes où vous avez travaillé et les cotisations que vous avez versées, ce qui est particulièrement utile pour la retraite.
En revanche, il ne détaille pas votre salaire mois par mois comme le fait la fiche de paie. Donc, si vous devez prouver exactement combien vous avez gagné, il faudra demander un duplicata de votre fiche de paie. Mais pour justifier que vous avez bien travaillé, le relevé de carrière reste une bonne solution.
Faut-il conserver ses fiches de paie toute sa vie ?
Il faut garder vos fiches de paie au moins 5 ans, car c’est le délai pour effectuer des démarches liées à votre salaire. Mais pour être sûr, beaucoup préfèrent conserver leurs fiches plus longtemps, voire toute leur vie, surtout pour préparer leur retraite ou justifier leur expérience.
Aujourd’hui, avec internet, il est facile de les garder en version numérique. En résumé, garder vos fiches de paie plusieurs années est toujours une bonne idée pour éviter les problèmes.
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Crédit photo : © KMPZZZ / Adobe
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